E-fakturan råder bot på årets tuffaste månad

Johan Lindblad, InExchange

Förseningar med 3,5 dagar i snitt. Så saktfärdiga är storföretag generellt när det gäller att betala sina leverantörer i augusti. Det är den månad på året –  enligt Invoiers betaltidsindex – som dröjsmålen är som störst.
Men det går att skynda på processen och slippa utdragna väntetider.
– Är du som företagare mån om att ha ett gott kassaflöde i augusti är rådet att komma igång med e-fakturering, säger Johan Lindblad, partner account manager på InExchange.

Fintechbolaget Invoier började mäta betalningstiden hos större företag (fler än 250 anställda) för sex år sedan. Varje år har förseningarna visat sig vara som störst i augusti. Då ökar fördröjningen med 143 procent jämfört med det årliga genomsnittet. Denna föga smickrande siffra vilar dessutom på ett mycket tillförlitligt underlag. Invoiers betaltidsindex baseras på mer än 45 000 företag och över 1,5 miljoner fakturor mellan svenska företag.
Genom att betalningsdisciplinen sviktar kan det i sin tur leda till likviditetsproblem för de små- och medelstora företag som tålmodigt tvingas vänta på pengar som inte landar hos dem inom angivet datum.

"Rådet är att skicka e-fakturor eftersom det ökar betalningsviljan. En e-faktura dimper in direkt när den skickats."

Johan Lindblad, partner account manager Tweet

Men det finns metoder som minskar risken för eftersläpningar.
– Ett alternativ är att skicka e-fakturor eftersom det ökar betalningsviljan, framhåller Johan Lindblad, partner account manager på InExchange, och spekulerar i varför punktligheten för betalningar är som sämst i augusti: 
– Det kan vara så att man ligger lite efter till följd av semestern. Även om man haft sommarjobbare har det uppstått eftersläpningar. Så det är en tänkbar orsak. En annan är postgången. Numera är det varannandagsutdelning. Det är dessutom stiltje på helgerna. Allt sådant fördröjer hur snabbt fakturan kommer fram och tas om hand.
E-fakturan är i jämförelse desto raskare i svängarna. 
– Den dimper in direkt när den skickats, konstaterar Johan.

Mer automatiserad hantering

Snabbheten är förstås en stark anledning till att e-fakturan expedieras mer omgående än en pappersvariant, men det finns andra faktorer som medverkar.
– Det är ordning och reda på en e-faktura. Du får med all information och behöver inte kontakta leverantören. E-fakturan kan likaså ankomstregistreras och attesteras i det system som företaget använder.
Attesten behöver inte ens jagas manuellt?
– Nej, många gånger har större företag ett attestflöde som gör att attestanten kan få ett meddelande om att det finns en faktura att godkänna. Många av dessa stora system är online som webbaserade lösningar. Därmed kan personen attestera hemifrån eller från den plats man befinner sig.
– Men blir inte fakturan inlagd i systemet för hantering är det stopp. Då går den inte att attestera och kan inte gå vidare till betalning. Därmed tar det längre tid.

Vill du veta mer om våra tjänster? Klicka på bilden:

Flera risker med PDF-faktura

Johan passar samtidigt på att korrigera en missuppfattning. Många mejlar PDF-filer i tron att man skickar elektroniska fakturor, men det är en felaktig villfarelse.
– Eftersom en PDF-faktura skickas på e-post måste den fortfarande tolkas av ett system och det är inte säkert att mottagande företag sköter den hanteringen själva. Det kan vara utlagt på en underleverantör som därmed ska ombesörja den fakturan. Det är inget fel på metoden, men det tar lite tid.
– E-post är inte heller det säkraste sättet att skicka fakturor på. Det finns spamfilter och brandväggar som spärrar eller mailprogram som strular. Att skicka en PDF är ett bättre alternativ än en pappersfaktura om man ser till miljö, men säkerhets- och hanteringsmässigt, i tid och så vidare, är det inget fullgott alternativ till e-fakturan.
Ibland hör man att företag hittar inkommande fakturor i skräpposten, inte sant?
– Och det låter ju verkligen inte 100-procentigt säkert, inskjuter Johan.
– Det här är pengar du ska ha in till företaget. Att då skicka fakturan på ett så osäkert sätt som e-post kan faktiskt diskuteras. Där tror jag många behöver tänka till lite grann. Att se till att ekonomin fungerar i bolaget är ju faktiskt det viktigaste jämte själva verksamheten. Kassaflödet måste rulla på, tillägger han allvarligt.

NÅGRA TIPS TILL ER SOM VILL E-FAKTURERA:

Hur snabbt går det att komma i gång med e-faktura?
– De flesta affärssystem i dag har mycket gott stöd för e-faktura. Speciellt om man ser till system som främst vänder sig till små- och medelstora företag. Där är man oftast bara ett knapptryck ifrån att komma i gång med e-faktura. Det är faktiskt vanligt att man har tillgång till en lösning, men inte använder den, säger Johan Lindblad.
Vad har du för råd att ge?
– Jag säger så här: se till att försöka korta betalningstiderna och börja e-fakturera istället. Det finns pengar att tjäna genom att få sina fakturor betalda i tid. Det är en enkel lösning på ett problem som kan upplevas som komplicerat.
InExchange är i så fall ett bra alternativ?
– Ja, vi finns som färdig e-faktureringstjänst i snudd på alla affärssystem. I vårt nätverk, InExchange Network, har vi dessutom alla större bolag som kan ta emot e-faktura. Det är fullgod täckning. Vi har tjänster för alla.

KOLLA VILKEN LÖSNING SOM PASSAR ER:

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få unika erbjudanden, information och tips för att driva ditt företag.

Dela denna artikel

Dela på facebook
Facebook
Dela på twitter
Twitter
Dela på linkedin
LinkedIn

Läs vidare...

Nyheter

Givande samtal om Peppol på KOMMEK

KOMMEK-mässan har inneburit mängder med kundkontakter för InExchange. I centrum för diskussionerna står Peppol som utgör ämnet i kommande webinar i höst.
Nyheter

Välkomna till KOMMEK-mässans Peppol-center

InExchange är på plats på KOMMEK-mässan (17-18 augusti). Hos oss får mässdeltagarna möjlighet att både fråga och få goda råd om Peppol.
Nyheter

Kom och prata Peppol med oss på KOMMEK

Skicka din första e-faktura idag!

Kom igång gratis genom att skapa ditt konto hos oss. Det tar bara ett par minuter och sedan är du igång!

Illustration diagram