Det kan hända ibland att man som användare glömmer av sig.
“Hur var det man gjorde nu igen?” frågar man sig betänksamt och funderar i nästa sekund på hur man går vidare. Och det är där och då som man med fördel har nytta av följande tanke:
“Just det, jag kan ju kolla i InExchange Hjälpcenter.”
Sebastian Gustavsson, teamledare på supportavdelningen på InExchange, ler igenkännande åt vårt hypotetiska exempel. Han konstaterar att det eminenta hjälpcentret, https://support.inexchange.com/hc/sv, i regel serverar lösningen som den undrande söker, men att det är en resurs som många gånger förbises.
Sebastian slår därför ett extra slag för det här lättanvända supportverktyget.
– Känslan är att användarna ofta tror att problemen är svårare att åtgärda än de är. Man går in med föresatsen att detta kommer att vara krångligt. Men i själva verket är det väldigt smidigt. Man går bara in i Hjälpcenter och söker på det man vill göra. I nio fall av tio hittar man en artikel som vägleder användaren rätt, förklarar han.
Sebastian menar att det även finns en överdriven försiktighet emellanåt. Handhavaren känner sig lite osäker och törs därför inte gå vidare. Det är dock farhågor man genast kan lägga åt sidan.
– Det finns absolut ingen anledning att vara rädd för att söka och greja på egen hand. Saken är nämligen den att det i princip är omöjligt att göra jättefel. Man förstör ingenting. Tvärtom är det väldigt behändigt att leta tag i det man söker. Beskrivningarna är pedagogiska och till stor del bildsatta. Man känner lätt igen sig i miljöerna, säger han.
Ett bra råd på vägen är således: leta i Hjälpcenter allra först. Där finns oftast svaren för den som stött på patrull. Många frågor är trots allt återkommande och hjälpcentret är konstruerat därefter. Ett eller två sökord i fältet “Hej! Vad vill du ha hjälp med?” räcker i regel för att finna lösningen man är ute efter.
Men vad kan betecknas som en vanlig fråga?
Sebastian tar upp tre exempel kopplade till fakturaskrivaren och följer upp dem med klara besked. Kanske det är någon av dessa frågor du själv ställt dig på sistone.
Hur skapar jag och lägger till en ny användare på företaget?
– Den frågan kommer till oss väldigt ofta. Hur går man tillväga? Det är så här: det finns ett formulär för detta. Det är bara att logga in i Hjälpcentret, klicka på ”Skicka en förfrågan”, och fylla i uppgifterna i nämnda formulär: för- och efternamn, e-post och vilket bolag personen ska ha tillgång till.
- Hur utför jag en ändring i befintlig kund i kundregistret?
– Också det är en vanlig fråga. Det finns ju ibland behov av att exempelvis ändra kundnumret på befintlig kund. Även det är en lätt procedur. Man loggar in på InExchange Network (www.inexchange.se), går in på kundregistret, tar fram aktuell kund och ändrar numret.
Det låter som en enkel åtgärd?
–Absolut, men det är inte alla som gör den kopplingen. De tänker: nu måste vi kontakta InExchange för att ändra uppgiften. Men egentligen är det enkelt ordnat på egen hand. - Hur skickar jag om en stoppad faktura?
– Värt att påpeka direkt är att vi lagt till ganska många funktioner på redan skickad faktura. Man kan ändra referenser, lägga till bilaga och så vidare. Men vi får trots det en del påringningar om detta. Problemet är att man tror att vi kan ändra saker på fakturorna som vi inte kan ändra.
Exempelvis?
– Mottagare är en sådan sak. Har man skickat till “Pelles Plåt” och inser att det i stället skulle till “Kalles Kakel”, då kan inte vi på InExchange gå in och styra om fakturan. I det läget måste användaren skicka om fakturan i sitt system och välja rätt mottagare i tjänsten.
Som ni märker: några snabba klick och ni har facit framför er. Sebastian Gustavsson hoppas att fler upptäcker vilken utmärkt informationsbank som finns att tillgå om man ställs inför något dilemma.
– Det hörs på samtalen vi får att många känner sig tryggare när de pratar direkt med supporten – och det har vi naturligtvis förståelse för – men samtidigt uppmanar vi kunderna att använda hjälpcentret. Typ “kolla här” eller “sök där”. I centret finns för det mesta exakt samma svar som man får av oss, framhåller Sebastian.
