Allt fler tar emot sina leverantörsfakturor i elektroniskt format rakt in i sitt affärssystem. Lösningen uppfattas som enkel och tidsbesparande. Mottagartjänsten gynnar också leverantörerna vilket ibland glöms bort.
Det skapas dessutom flera andra fördelar.
Sofia Euström, key account manager på InExchange, ger här en mängd skäl till varför det är så bra att automatisera fakturaflödet och varför e-faktura alltid är att föredra.
Sofia har under sammanlagt fyra tillfällen i september och november hållit ett webbinarium under rubriken ”Snabbaste vägen till 100 % e-faktura”. I webbinariet har hon och Jari Urkko, senior sales manager på Scancloud, berättat om mottagartjänsten och hur den fungerar.
Men självklart pratar Sofia gärna om leverantörsfakturor även utanför webbsändningarna. Det är, som sagt, smidigt värre att centrera flödet till en enda kommunikationsväg.
– Man får bättre överblick. Allting hamnar i InExchange webb där man kan plocka ut rapporter och statistik. Sedan ger det en enorm tidsbesparing att ta emot allting i ett och samma flöde oavsett vilket format leverantören skickat i. Man får en mer automatiserad hantering, säger hon och förklarar vidare:
– Det syns även hur fakturorna levererats. På så vis blir det lättare att bearbeta leverantörerna i egen regi. Man ser lätt om det ursprungligen inkommit som en pappers- eller PDF-faktura och kan urskilja vilka leverantörer man kan “pusha” lite extra för att få mer e-faktura.
– Fördelen är också att vi kan hjälpa till att öka kundens andel e-faktura. Vi kan exempelvis utföra leverantörsbearbetningar och relationsutskick för att öka mängden e-faktura.
Är det komplicerat för kunden att få igång leverantörsbearbetningen?
– Nej, det skulle jag inte säga att det är. Vi sköter arbetet att ta fram brevförslag, adresser och genomför utskicken. Det enda vi behöver från kunden är en leverantörslista som vi kan matcha mot InExchange Network, för att veta vilka leverantörer det är som inte skickar e-faktura till dem i dag.
Erbjuder referenskontroll
Sofia belyser vidare en annan annan smart sida av tjänsten:
– När du tar emot fakturorna elektroniskt kan vi dessutom lägga till fler kontroller för att säkerställa att fakturan som du tar emot är fullt korrekt. Till exempel referensvalideringar. Det möjliggör för dig som kund att endast ta emot fakturor med korrekt referens. Innehåller fakturan en felaktig referens så avvisas den med ett felmeddelande till leverantören innan den når ditt affärssystem. Även det är något som många av våra kunder ser som en rejäl tidsbesparing för dem.
"Ni får allting överblickbart på samma plats och det kommer alltid in som e-faktura oavsett vilket format leverantören använde sig av från början."
Just att slutprodukten, alltså fakturan som landar i affärssystemet, alltid är elektronisk är naturligtvis tacksamt. Mottagartjänsten fungerar på så vis att konverteringen från PDF och papper till e-faktura sker automatiskt. Skanning respektive tolkning ligger som ett led mellan InExchange plattform och kundens affärssystem. Det är en procedur som kunden inte behöver vara aktiv del av.
Sofia konstaterar, precis som många andra, att det är väldigt praktiskt:
– Givetvis är det fördelaktigt att slippa ifrån den manuella hanteringen. Man behöver inte heller gå in och titta i andra portaler om man nu händelsevis har sina leverantörer utspridda i olika system. I stället blir allting överblickbart på samma plats och det kommer alltid in som e-faktura oberoende av vilket format som leverantören använde sig av från början.
– Sedan är det självklart smidigt att bara samarbeta med en part. Skulle det haka upp sig behöver man inte kontakta flera olika leverantörer. Det räcker att prata med en leverantör. Därmed blir det enklare att administrera eventuella fel vilket ger en avsevärd tidsbesparing, tillägger hon.
Positivt även för leverantörerna
Genom att välja den här lösningen gör man också sina leverantörer en tjänst.
Sofia Euström räknar upp följande positiva effekter för leverantörerna:
- Först och främst, spårbarheten, skickas fakturan som en e-faktura så kan de se att fakturan levererats. De får ett kvittensmeddelande och kan vara säkra på att den kommit fram. Det är inget de erhåller om de skickar fakturan via brev exempelvis.
- När de skriver ut eller konverterar en faktura till en pappersfaktura eller PDF-faktura, så försvinner mycket viktig information från fakturan. Skickar de istället fakturan som en e-faktura följer all information med till mottagaren som kan nyttja informationen till såväl spend- som inköpsanalyser.
- Det innebär även minskade kostnader för leverantörerna. De slipper exempelvis skicka pappersfakturor vilket alltid är dyrare än att skicka elektroniskt. Samtidigt utför man en miljöinsats i och med att man sparar naturresurser och transporter
- Man ökar likviditeten eftersom man kortar ner processen betydligt. Fakturan kommer rakt in i affärssystemet och sorteras direkt på förfallodatum. Den hamnar exakt där den ska vara. Det gör att fakturan hanteras raskare, att bokslutet stängs snabbare och att man får fortare betalt.
