Utgå från faktiska behov och inte krångliga teknikbaserade krav.
Rådet kommer från Christofer Wiechert, lösningskonsult på InExchange, och är riktat till landets alla upphandlare inom offentlig sektor.
Christofer sitter även på andra tips gällande IT-relaterade upphandlingar.
– Tänk nytt och problemorienterat. Berätta vad ni vill lösa och varför. Var rak på sak, uppmanar han.
Christofer Wiechert arbetade under flera år på Västra Götalandsregionen med bland annat processförbättring, agil projektplanering, strategisk kommunikation och IT-lösningar. Numera är han medarbetare på Consulting på InExchange.
Han har arbetat med upphandlingsärenden i båda riktningarna.
Låt alltid behovet styra
Så mycket är säkert: Christofer är övertygad om att det finns utrymme för förbättringar. Han syftar framför allt på processen som förlöper när offentliga förvaltningar ska göra upphandlingar på IT-sidan.
– Ofta återanvänder man krav från tidigare upphandlingar eller tar färdiga formuleringar från det offentliga kravbiblioteket för IT-upphandlingar. Man lutar sig också mot rådande lösningar och lyssnar på befintlig leverantör, snarare än att genomföra marknadsundersökningar och hämta in externa åsikter innan kraven publiceras i upphandlingen, konstaterar Christofer med en ton som tydligt understryker att han tycker det är fel metodik.
För en kravställare bör alltid behovet styra.
En begäran ska vara fokuserad på det man vet är viktigt. Inte det man tror är viktigt.
Och vet man inte så frågar man.
– Mycket handlar om att säkerställa att man får den funktionalitet som man behöver och inte den man redan har. Nu hamnar många i fällan att man sitter och gissar hur det fungerar på andra sidan. Det är inte speciellt lyckat. Nio gånger av tio fungerar det inte alls som man trodde rent tekniskt, påpekar Christofer.
Han sticker emellan med en relevant jämförelse:
– Titta på hur privata aktörer gör. Här finns en otrolig skillnad mellan den privata respektive den offentliga sektorn hur en upphandling utförs. Det privata fokuserar på att uppnå någonting snarare än att precisera specifika krav.
– Kravbilden ser inte i närheten ut på samma sätt i en privat upphandling. Där har du inte en kravmassa på 300 krav att svara ja på. Något som förekommer flitigt i en offentlig upphandling.
Fokusera på rätt saker
Christofer menar att ett omtag i hanterandet även skulle gagna leverantörerna som myndigheterna eller kommunerna ska teckna avtal med.
– Vi som ska svara in på en upphandling behöver i nuläget inte anstränga oss så mycket. Det är tvärtom ganska enkelt. Jag tycker det är fel. Jag anser att vi ska beskriva hur vi ska uppfylla deras behov på ett utförligt sätt, säger han.
Enligt Christofer skulle alla intressenter tjäna på om kravställan sköttes med ett tillvägagångssätt inriktat på att lösa faktiska utmaningar i stället för att försöka detaljstyra tekniska aspekter.
Men mer bestämt: vilka är Christofers handfasta tips till upphandlare som ska genomföra en affär knuten till operatörstjänster.
Det kommer vi till nu. Ni har dem här i tur och ordning:
Fastställ behovet
Var problemorienterad från början. Kartlägg behovet och ta in RFI:er (Request For Information) från leverantörerna. Då får man möjlighet att beskriva sitt verksamhetsbehov mer exakt. Ställ frågan “Hur löser vi det här?”, bjud in leverantörerna till hearings och fånga det som sägs i ett generaliserat krav som ringar in problemet. Låt därefter leverantörerna svara och utvärdera. Då fokuserar man inte på tekniska detaljer utan på verksamhetens verkliga behov.
Skapa en User Story
En så kallad user story (användarberättelse) är en kort beskrivning av vad en användare vill uppnå. Inom IT, och kanske i synnerhet utveckling, är det en vanlig metodik. Man sätter några enkla fraser på pränt. Exempelvis: “Vi vill göra det här för att åstadkomma detta”. Eller så beskriver man ärendet rakt upp och ner. Sedan får leverantörerna berätta hur man uppfyller det hela. Det är en bättre strategi än att ha obligatoriska krav som enbart kan besvaras med ett enkelt “Ja”.
Var noga med att värdera
Ställ er själva frågan: varför har vi tagit med det här kravet och vad är syftet? Man måste värdera varför man ställer krav på vissa saker. Huvudmålet för den upphandlande organisationen är allt som oftast att förenkla och förbättra verksamheten. Bästa vägen dit är att vara rak och tydlig. Undvik den där fyrkantigheten som lätt uppstår när mängder med obligatoriska krav staplas på varandra. Våga att backa ner i stället och ställ krav som ska uppfyllas på ett kvalitativt sätt. Det är mer relevant. Då får man en kravställan som rimmar med behovsbilden.
Mindre teknik mer faktiska problem
Det är sällan en bra metod att ställa detaljerade tekniska krav på den här nivån. Risken i det läget är att de faktiska problemen, de som primärt ska lösas, går förlorade i inkorrekta benämningar eller tekniska termer. Det är ingen idé att ställa krav om man inte förstår den reella innebörden i kravet. Det är bättre att beskriva sitt verksamhetsproblem på ett okomplicerat sätt. Sedan får leverantören anstränga sig i upphandlingen och tala om hur deras lösning ser ut och hur den fungerar.
Sammanfattning:
Christofer vill med sina råd och funderingar vitalisera en procedur som enligt hans uppfattning skulle må bra av lite nytänk och andra infallsvinklar.
– Genom att fokusera på de faktiska utmaningarna och vara öppen för olika lösningar kan man inte bara tillgodose verksamhetsbehovet bättre. Det skapar också en mer dynamisk och innovativ upphandlingsmiljö, avslutar han.
