Den 1 april 2019 blev det lag på att fakturor som skickas till offentlig sektor skulle vara elektroniska. Det kravet börjar de flesta kunna uppfylla vid det här laget. Nu handlar det snarare om att kliva upp på nästa nivå och göra utbytet av elektroniska dokument ännu smidigare.
Lika bekymmersfritt som det blivit att ringa mobilsamtal mellan olika europeiska länder, lika lättvindigt borde det givetvis vara att genomföra en transaktion oavsett utställarens och mottagarens geografiska lokalisering.
Utbyte av smidiga dokument är också anledningen till att en rad intressenter, däribland InExchange, lagt ner rejäla ansträngningar för att främja Peppol.
Att det dagligen konverteras enorma mängder elektroniska dokument i vårt land är nog en känd verklighet för de allra flesta. InExchange konverterar snudd på alla typer av dokumentformat, men det ändrar inte vår syn i frågan. Likt en stor majoritet av alla e-fakturaoperatörer på den europeiska kontinenten är vi ivriga anhängare till standardlösningar.
Krävs enighet och samsyn
Samtrafikavtalen mellan oss e-fakturaoperatörer har inneburit stora steg i rätt riktning, och arbetet som utförs i nationella och internationella intresseorganisationer (som NEA och EESPA) är av högsta vikt, men vi dras alltjämt med spärrar och regler som gör att dokumenttrafiken inte alltid rullar på så smidigt som man skulle önska.
En sak är klar. En fungerande samordning förutsätter en förankrad samsyn. Ska man komma överens behövs modeller som äger ett stort förtroende och där den allmänna meningen är att konceptet har rätt förutsättningar att utvecklas.
Peppol har, vad det verkar, etablerats på det sättet och vunnit det erkännandet. Från att varit ett incitament startat i projektform, för att underlätta handel över gränserna inom EU, har det blivit en infrastruktur som över en halv miljon organisationer anslutit till för säker utväxling av elektroniska fakturor och andra affärsmeddelanden.
Med andra ord: här har vi lägerelden som e-fakturavärlden kan samlas runt.
Framtidsmöjligheter
Det som gör Peppols utbredning väldigt spännande är att det elektroniska informationsutbytet kan expanderas med sektorer utanför de områden som främst kommer i åtanke. Peppols omfång lär inte stanna vid faktura, katalog och order.
I Norge jobbas det med att skapa en cv-liknande dokumenttyp att använda för arbetsansökningar inom det offentliga. Vidare tittas det på om Peppol är rätt plats för utbyte av patientinformation. En hantering som kräver högsta graden av sekretessnivå.
Ännu fler BIS-anpassade dokument för finansändamål är också att vänta. I takt med att anslutningarna blir fler växer helt naturligt behoven.
Överlåt det tekniska ansvaret
Med det sagt kan man ändå ana att förutsägelserna väcker invändningar. Det viktigaste måste vara att det skapas förtjänster för den enskilda användaren. Men blir det verkligen resultatet? Föder verkligen det tekniska avancemanget smidiga lösningar som frigör tid till konstruktiva sysslor i stället för förlegade rutiner?
Jodå, det gör Peppol utan tvekan, men det är uppenbart att det behändiga med nätverket och formatstrukturen skyms när registrering och tillämpning återges i svårbegripliga instruktioner. Kravlistor långa som maratonlopp, i form av specifikationer som aldrig tar slut, kan naturligtvis kännas blytungt att ta itu med.
"Det tekniska ansvaret ligger på accesspunkten"
Men är det en bit användaren behöver bry sig om? Nej, inte alls faktiskt.
Det tekniska ansvaret vilar på accesspunkten. Alltså på e-fakturaoperatören som man har sin anslutning igenom. Vi, eftersom InExchange är en av dessa operatörer, har en rad skyldigheter att uppfylla för att godkännas som accesspunkter. Bland annat krävs det av oss att vi följer alla dokumentstandarder inom BIS-familjen.
Enkelt förklarat är operatören mellanhanden som ombesörjer det yttersta syftet med Peppol. Det vill säga att avsändare och mottagare ska kunna utbyta dokument utan att behöva anpassa sig till varandras tekniska lösning.
Det i sin tur leder oss osökt in på konverteringar. Det är accesspunkten – som sänder formatet – som har en skyldighet att validera alla dokument som skickas till en annan accesspunkt. Fördelen med det är att mottagande accesspunkt, och därmed mottagaren av dokumentet, slipper testa varje leverantörsfaktura. Men vet att formatet är rätt. Annars hade det stoppats på vägen. Man behöver inte heller några speciella dyra uppsättningar eftersom alla dokument skickas på precis samma sätt.
Standarder rätt modell
Just standarderna är annars en av de stora styrkorna med Peppol. En allt vanligare fråga från kundkretsen är om man helt enkelt ska växla format och övergå till Peppols fakturastandard Peppol BIS Billing 3.0? Det korta svaret är: ja, det är en klok idé. Det längre svaret är: oftast är det ingen panik. Konverteringen tjänar tills vidare som lösning.
Men det finns klara fördelar med att basera affärssystemet på en modern standard som Peppol BIS Billing 3.0. I synnerhet om en stor del av mottagarna är inom offentlig sektor. Peppol är lika med deras standard.
Inom ramen för samma resonemang återkommer obönhörligen också framtidsperspektivet. Den digitala världen tycks allt mer enig om att Peppol är den universala nyckeln som låser upp kvarvarande stängda dörrar och öppnar för en lika behändig samtrafik över gränserna som mobilintressenterna lyckats effektuera.
Återigen: det centrala målet måste vara att underlätta, förenkla och förbättra för kunden. Det är bevisat att Peppol har den förmågan.
Anders Jonsson, vd, InExchange
