Har du uppmanats att skicka respektive ta emot fakturor i Peppolformat – och är osäker på hur det går till?
Då kan den här Peppol-guiden vara till nytta.
Hacer Ok och Henrik Möller, partner account manager respektive samtrafikansvarig på InExchange, förklarar vad Peppol är för något, hur det fungerar och hur man enklast skaffar sig möjligheten att använda denna plattform för överföring av elektroniska affärsdokument.
Vår lilla korta serie består av tre delar där vi förklarar Peppol under rubrikerna “Detta är Peppol”, “Val av accesspunkt” och “Krav och tips”.
Här kommer del 1:
Detta är Peppol
Allra först: vad är Peppol egentligen och vad har det för syfte?
Peppol ( som står för Pan-European Public Procurement On-Line) är en samling regelverk för att utväxla elektroniska affärsdokument. Peppol skapades 2008 för att man inom EU bland annat skulle kunna skicka fakturor och svara på upphandlingar över gränserna på ett standardiserat och strukturerat sätt. Man har standardiserat sättet för utväxlingen liksom själva standarderna på dokumenten. Peppol har efterhand blivit större och större i och med att även länder utanför EU har valt att anamma tekniken.
Behöver vårt företag bry sig om vi enbart gör affärer i Sverige?
Det finns starka skäl till det, ja. I Sverige är det sedan 1 april 2019 lagkrav på att all offentlig upphandling ska faktureras elektroniskt via ett format som följer den europeiska normen vilket Peppolfakturan gör. Lagkravet i fråga innefattar även att skicka och ta emot e-order.
Hur går man tillväga för att komma igång?
För att ta emot ett dokument via Peppol, till exempel en faktura, måste man ha en accesspunkt (AP) som agerar som anslutning. Accesspunkten gör bland annat att man syns i Peppol och är sökbar i nätverket. Vi (InExchange) är en sådan accesspunkt liksom några andra VAN-operatörer. Även vissa ERP har stöd i sina affärssystem. Vi har varit en godkänd accesspunkt sedan länge och den får våra kunder tillgång till automatiskt. Man får dessutom ett tilldelat Peppol-ID i form av antingen ett organisationsnummer (prefix 0007) eller ett GLN-nummer (prefix 0088).
Nu blev det mycket termer och siffror. Förklara lite enklare, tack!
Säg så här då: tänk er en tjock telefonkatalog där man hittar alla företag och organisationer. Detta fungerar enligt samma princip. Om någon vill skicka en Peppolfaktura till en mottagare så slår man i katalogen i nätverket och tittar. Finns företaget i Peppolnätverket? Är svaret ja är det bara att skicka.
Det fina med Peppolfakturan, eller Peppol BIS Billing 3 som den heter egentligen, är pålitligheten. Har fakturan kommit via Peppol och gått raka vägen in i systemet kan man alltid vara säker på att den är korrekt. Innehåller filen minsta fel går den inte igenom. Då stannar den helt enkelt.
Är det stor skillnad på Svefaktura och Peppol?
Båda är standardiserade XML-filer. Så långt liknar de varandra. Men det finns skillnader. Den viktigaste är att Peppol har högre krav på innehållet. Valideringar sker av bland annat matematiska bestämmelser och affärs- och skatteregler. Där Svefakturan är mer tillåtande vad gäller exempelvis radsummor så är Peppol BIS Billing 3 väldigt strikt.
