Vilka krav måste uppfyllas när det gäller Peppol? Vad är korrekt och vad är rena missförstånd?
Det klarläggs i Peppol-guidens tredje och sista kapitel.
I den här delen levereras också ett antal goda råd värda att ta fasta på. Exempelvis att det finns en bekväm lösning till hands som betyder att man kan skicka precis som vanligt – och ändå få det i Peppolformat.
Lyssnar man på tongångarna som Peppol väcker förekommer det uppenbarligen diverse feluppfattningar. Det är ett starkt skäl till att vi skrivit den här guiden. Vi har märkt behovet av en tydlig och lättfattlig orientering på området.
Förhoppningsvis har några frågetecken rätats ut under följetongen.
Det återstår dessutom ett sista avsnitt. Hacer Ok och Henrik Möller, partner account manager respektive samtrafikansvarig på InExchange, avslutar serien med en titt på vilka krav som måste uppfyllas och avfärdar några påståenden som saknar grund. Duon ger därutöver ett par goda tips värda att beakta.
Orkar ni ännu en lektion? Vad bra. Då kör vi igen och tar en tredje titt på ämnet Peppol.
Krav och tips
Vad säger bestämmelserna gällande Peppol?
All offentlig verksamhet i Sverige måste vara ansluten till Peppols infrastruktur som fakturamottagare. Däremot har inte privat sektor det kravet på sig. Ibland låter det som om även den privata sidan är skyldig att ta emot och skicka i Peppol, men så är det inte. Det är endast vid upphandlingar det här kravet kommer in i bilden. Då måste man kunna skicka fakturan, exempelvis till kommunen, i Peppolformat. Gör man affärer inom offentlig verksamhet kräver kunderna (mottagarna) att fakturorna skickas i Peppol BIS Billing 3-format och det skadar absolut inte att använda detta format även för övrig verksamhet.
Kan man vara säker på att det finns stöd för Peppol i alla affärssystem?
Nej, alla affärssystem klarar inte av att skapa fakturan i Peppolformat. De kan skapa andra format, exempelvis Svefaktura, i stället. Och då kan det uppstå problem. I det läget behöver till exempel en VAN-operatör (som InExchange) gripa in och hjälpa utställaren och konvertera fakturan så att mottagaren kan ta emot sin e-faktura i Peppolformat om detta format har ställts som krav.
Kort kan man säga att man skapar sin e-faktura i de format som man har i sitt affärssystem och skickar till sin kund via InExchange, som i sin tur vet vad för format mottagaren vill ha. Är det så att mottagaren tar emot sina e-fakturor i Peppolformat, då konverterar InExchange fakturan till Peppolformat och skickar den till mottagaren.
Finns det något sätt att slippa behöva tänka på format hit och dit?
Javisst. Det är främst här som InExchange kommer in. Har man sin anslutning via InExchange är hela den här formatproblematiken löst från början. Ni som företag behöver aldrig bekymra er om den biten när ni skapar er e-faktura. Ni ställer ut er e-faktura i önskat format. Behöver det sedan omvandlas, eftersom mottagaren har ett annat format, utför InExchange den proceduren. Vi ser till att mottagaren får in fakturan i rätt format via till exempel Peppol-nätverket.
Går det att skapa en egen accesspunkt i Peppol utan kostnad?
Det marknadsförs som att det vore gratis. Och visst. Det går att skicka sina transaktioner eller XML-filer via Peppol-nätverket i teorin, men det är inte hela sanningen. Det finns två förbehåll. För det första: alla era affärspartners måste kunna ta emot det format ni skickar, i detta fall Peppolformat, och de måste skicka i samma format till er. För det andra: det tas ut en anslutningskostnad om ni själva skaffar en accesspunkt. Det kostar cirka 1500 euro för första uppsättningen. Sedan tillkommer årslicensen vars storlek baseras på hur stort företaget är och hur många anställda man har.
Det kostar således ett par tusen euro årligen. Skickar man då kanske mindre volymer via Peppol per år blir det oerhört dyrt per skickad e-faktura.
Är det något mer man bör ha i åtanke angående egen accesspunkt (AP)?
En sak värd att påtala är supporten. Peppol är uppbyggt som så att varje land har något som kallas Peppol Authority. Det är oftast en myndighet eller ett statligt verk som har ansvaret för att landets alla AP sköter sina åtaganden. I Sverige är det DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) som har den rollen. Det är även dit som AP vänder sig för stöd. DIGG i sin tur tar dessa ärenden vidare till Peppol centralt för hjälp. Supporten som Peppol har består i dagsläget (oktober 2021) av två personer som ska serva över 300 AP. Som kund hos InExchange är man bättre garderad. Vi finns alltid till hands om det krånglar och ser till att fakturorna går rätt. Visst bistår även Peppol med hjälp, men det är lite omständligare och kan ta längre tid.
Läs även:
Del 1 Detta är Peppol
Del 2 Val av accesspunkt
Mer information finner ni i vår heltäckande guide om Peppol
